Home-Office & shqa Luzern | ab 01.01.2027

Die shqa – Swiss Health Quality Association ist die führende Plattform für Weiterbildung, Vernetzung und Qualität im Schweizer Pharma‑, Medtech‑ und Gesundheitsumfeld. Wir gestalten Bildungsprogramme, Berufsprüfungen und Fachveranstaltungen an der Schnittstelle von Industrie, Behörden und Verbänden – mit hoher inhaltlicher Tiefe und professioneller Umsetzung.

Im Zuge unserer neuen Organisationsstruktur investieren wir in den Bereich Operations & Administration und suchen eine engagierte Persönlichkeit, die nicht nur umsetzt, sondern aktiv mitdenkt, optimiert und Verantwortung übernimmt.

Deine Rolle 

Als Teil des Operations‑Teams arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung sowie den Departments «Programm & Mitglieder», «Berufsprüfungen» und «Kommunikation» zusammen. Du bist eine tragende Säule im Tagesgeschäft – mit viel Gestaltungsspielraum. Du führst täglich Telefonate mit unseren Kundinnen und Kunden, bist freundlich, kompetent und hilfsbereit.

Diese Rolle ist eine Sachbearbeitungsfunktion, richtet sich jedoch darüber hinaus an eine Person, die Prozesse versteht, digital denkt und Lust hat, sich fachlich und organisatorisch weiterzuentwickeln und einzubringen.

Deine Aufgaben

Operations & Administration

• Abrechnungen, Rechnungswesen, Budget‑ und Kostenmonitoring, Zertifikate
• Vorbereitung von Abschlüssen in Zusammenarbeit mit Treuhand
• Pflege und Weiterentwicklung sowie Durchführung von administrativen Kernprozessen
• Unterstützung im Office Management und im Tagesbetrieb
• Telefondienst während Bürozeiten

Events, Academy & Prüfungen

• Administrative Unterstützung bei Veranstaltungen (v. a. Academy)
• Koordination von Teilnehmenden, Einladungen, Kommunikation
• Mitarbeit bei der Eventorganisation und -nachbearbeitung

Daten, Systeme & Prozesse

• Arbeiten mit CRM‑Systemen, Projektmanagement‑Tools und Reporting
• Mitwirken beim Aufbau und Umsetzung von Reportings (z. B. Power BI)
• Kontinuierliche Optimierung von Abläufen, Vorlagen und Standards
• Aktiver Einsatz von KI‑Tools zur Effizienzsteigerung (z. B. für Texte, Auswertungen, Prozesse)

Was du mitbringst

Fachlich & methodisch

• Kaufmännische, betriebswirtschaftliche oder vergleichbare Ausbildung
• Erfahrung in Operations, Administration oder Projektunterstützung, abgeschlossenes EFZ
• Sehr gute digitale Affinität und hohe Lernbereitschaft
• Erfahrung im Umgang mit KI‑Tools oder klare Motivation, diese einzusetzen
• Kenntnisse der Pharma‑, Medtech‑ oder Gesundheitsbranche sind ein Plus

Persönlich

• Du denkst mit, stellst Fragen und bringst Verbesserungsvorschläge ein
• Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig
• Du hast Freude daran, Verantwortung schrittweise auszubauen
• Du fühlst dich wohl in einem kleinen, professionellen Team mit viel Gestaltungsspielraum

Sprachen

• Deutsch verhandlungssicher
• Französisch gut bis sehr gut
• Englisch gut bis sehr gut

Was wir dir bieten

• Eine sinnstiftende Rolle
• Viel Eigenständigkeit und Vertrauen
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv zu gestalten und zu modernisieren
• Ein engagiertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien
• Arbeitsplatz im Herzen der Schweizer Bildungs‑ und Pharma‑Community
• Möglichkeit zu Homeoffice

Interesse:

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung mit CV und einem kurzen Motivationsschreiben.

Bitte sende Deine Unterlagen direkt in PDF-Format an corinne.wild@shqa.ch

Wir werden die eingehenden Unterlagen sammeln, reviewen und aufgrund von Ferienabwesenheiten ab 15. August 2026 mit den Rückmeldungen starten.

Die Stelle ist zu 100% ausgeschrieben ab dem 01.01.2027. Das Pensum ist unter Umständen verhandelbar, solange 5 Arbeitstage in der Woche vom Kandidierenden abgedeckt werden können.

Zudem: Wir können uns auch einen niederprozentigen Start bereits im Herbst / Spätherbst 2026 vorstellen.